総会議案書

パソコンで作る議案書に落とし穴が・・・・・・

どうしても昨年の議案書を更新して今年の議案書を作成することになるが、そこには落とし穴が！

議案書は一般的に管理会社の担当者が原案を作成し、管理組合の理事会に提出する。提出された議案書にざっと目を通すと、担当者の真剣さの程度とオツムの程度が分かる。

前年のデータをベースにしているので、年度や日付が前のままになっていたりする。このような誤りは知識不足の問題ではなく「仕事に取り組む姿勢」の問題である。

また前年の文章をベースにし、今年の議案書をつくろうとするから、自ずから無理がありチグハグな内容になったり、前年に説明した事を、重ねて今年も説明するといった、しつこい内容になってしまう。

原因は書いた本人が何度も読み直さないこと。あるいは他の人と読み合わせをしないこと。いわば議案書に限らず、文書を作成する上での基本を怠った、とういうことに尽きる。

こんな議案書を出されては、ついつい怒り心頭に発することになる。

理事会であちこち直され、最後に理事長が無駄な部分を大幅に削除、スッキリとした表現に書き換え、仕上げることとなる。最初の文面とは大きく変わってしまう。

決算書となると、担当者は会計の専門家ではないので、誤りや修正事項が多々ある。

管理会社も決算書に関しては内部の専門部署に目を通させるなどの措置が必要がある。何もかも担当者まかせでは誤りが発生し、管理会社の信頼を失う。

挙げればきりが無いのだが、担当者が替わると、よくこんな状態になってしまう。

こんな観点から皆さんの総会議事録と決算報告書、予算案をお読みあそばせ！

Ｈ21.11.16